PROCES-VERBAL DE L’ASSEMBLEE GENERALE Du 7 mars 2013

ORDRE DU JOUR

• Rapport moral de la Présidente
• Rapport financier
• Budget prévisionnel
• Dépôt, à titre conservatoire, des albums de photos de la SHED à la Bibliothèque Municipale
• Numérisation des recueils de la SHED par la Bibliothèque Nationale de France (1938-2001)
• Augmentation de la cotisation pour 2014
• Règlement intérieur
• Entrée payante des conférences pour les non adhérents
• Site de la SHED
• Questions diverses

 

La secrétaire de séance soumet au vote le rapport moral et le rapport financier de l’Assemblée Générale de l’année 2011.

Rapport moral

Vote :
Contre : o
Abstention : 0
Adopté à l’unanimité

 

Rapport financier

Contre : 0
Abstention : 0
Adopté à l’unanimité
La Séance est ouverte à 18 h 30

 

Rapport moral

La présidente Muriel DECHAMPS se présente et exprime son plaisir de présider cette Assemblée Générale, la première de son premier mandat ; elle remercie tous les présents.

Elle rappelle à l’assistance que la SHED est la doyenne des sociétés savantes du HAVRE, qu’elle fêtera cette année ses 180 ans et quelle est reconnue d’utilité publique, donc habilitée à recevoir des dons tant en nature qu’en espèces. Tous les dons et les cotisations sont déductibles des impôts à hauteur de 66 %.

 

La Présidente souligne que l’événement majeur de 2012 a été la création du site Internet de la SHED [http://la-shed.fr]. Toutes les activités de la société pourront ainsi être consultées, le site est réactualisé tous les mois.

 

La Présidente signale que tous les deux mois Micheline HUE, bibliothécaire, adresse à tous les adhérents à jour de leur cotisation :

• Quelques échos de nos correspondants qui sont un condensé des revues que nous transmettent nos correspondants de toutes les régions de France et même de l’étranger.

Pour exemple :

Une expérience de vaccin contre la rage de la Société Dunoise (CHATEAUDUN)

Le château du TERTRE par la revue historique et archéologique du Maine.

 

• Un bulletin qui informe les adhérents des moments forts de la SHED,

un rappel des prochaines conférences

des anecdotes :

Pour exemple

Les premières colonies de vacances.

Des anniversaires tels que la naissance de Napoléon II dit l’Aiglon, le 20 mars 1811, ou l’invention de l’anthropométrie par Alphonse BERTILLON né il y a 160 ans, le 12 avril 1853.

Ces publications sont d’une grande qualité et la présidente la remercie chaleureusement.

Micheline HUE répond également à toutes les demandes de renseignements faites par écrit ou par Internet. La société étant dépositaire d’un fonds documentaire très important qui représente une mine de renseignements.

La permanence est assurée tous les mardis après midi au Fort de Tourneville.

 

La Présidente fait lecture des sujets des conférences proposées en 2012 :

 

12 janvier : Olivier PRINGARD

La Franc-maçonnerie au Havre,

1850-1890

9 février : Jacques SIMON

Les Escaliers du Havre

8 mars : Bernard LEFRANÇOIS

Ils ont révolutionné notre univers

12 avril : Elisabeth AUDOIN

Bernardin de Saint Pierre au Jardin des Plantes

10 mai : Yves LEPAGE

Important éboulement de falaise aux Petites-Dalles

14 juin : Micheline HUE

Les clochers tors :

Savoir-faire, défaut technique ou… ?

13 septembre : Françoise AMIEL-HEBERT

Les travaux du port du Havre (loi 1895)

(d’après les photos de la SHED)

11 octobre : Les Lectures de la SHED

8 novembre : Francis PAILLETTE

les Paillette

13 décembre : Philippe VALETOUX

DURECU, le roi des Sauveteurs :

Sauver ou périr

Les « lectures » de la SHED, tréâtralisées par les comédiens des Tréteaux de Juillet, ont été possibles grâce à l’instigation de Danièle DUPRE et de Christian LEPELETTIER que la Présidente remercie pour le travail important qu’ils ont fourni. Elle remercie également les comédiens de Tréteaux de Juillet qui ont lu les textes avec brio, et cela bénévolement.

 

La Présidente remercie M. le Maire du HAVRE pour la subvention que la Ville du Havre nous alloue tous les ans et déplore que le Conseil Général de Seine-Maritime ait une fois de plus refusé de nous aider.

 

La Présidente demande aux adhérents susceptibles de faire des conférences ou de nous aider dans nos travaux de se faire connaître.

 

La Présidente termine son rapport moral en remerciant tous les membres du Conseil d’Administration car sans eux le SHED ne pourrait fonctionner.

 

Le rapport moral est soumis au vote :

Contre : 0
Abstention : 0
Le rapport moral est adopté à l’unanimité.

 

La Présidente donne la parole à la Trésorière

 

Rapport financier

La Trésorière donne lecture des situations financières de 2011 et 2012

 

SITUATION FINANCIÈRE AU 31.12.11			SITUATION FINANCIÈRE AU 31.12,2012
Caisse	135,04 €		Caisse	46,84 €
caisse d’épargne	78,52 €		Caisse d’épargne	78,52 €
BNP	1 482,20 €		BNP	1 189,79 €
Compte livret	3 394,74 €		Compte Livret	1 443,78 €
Total	5 090,50 €		Total	2 758,93 €

 

BUDGET DEFINITIF 2012
DEPENSES			RECETTES
Timbres	72,55 €		Cotisations	943,00 €
Fournitures	369,40 €		Subvention Mairie	1 330,00 €
Réceptions	716,22 €		Dons	97,00 €
SITE	1 838,00 €
Assurance	171,22 €
Don (livre)	50,00 €
Photocopies	533,22 €
	3 750,61 €			2 370,00 €
			RESULTAT négatif	1 380,61 €

 

La situation financière au 31 décembre 2012 est soumise au vote

 

Contre : 0
Abstention : 0
Le budget 2012 est adopté à l’unanimité.

 

La Trésorière donne lecture du budget provisoire pour l’année 2013

BUDGET PROVISOIRE 2013
DEPENSES			RECETTES
Timbres	100,00 €		Cotisations	1 000,00 €
Fournitures	250,00 €		Subvention Mairie	2 000,00 €
Assurance	190,00 €		Subvention Conseil Général	1 000,00 €
Photocopies	400,00 €		Vente des livrets	750,00 €
Impression recueil	2 600,00 €
Envoi recueils	400,00 €
SITE	200,00 €
180ème anniversaire	610,00 €
Total	4 750,00 €		Total	4 750,00 €

 

Les membres présents votent le budget :

Contre : 0
Abstention : 0

Le budget provisoire est adopté à l’unanimité.

 

La Trésorière donne la parole à Dominique ROUET, Vice-président

 

Site Internet

Le site SHED

 

En septembre 2012 a été mis en ligne le nouveau site Internet de la Société havraise d’études diverses. Il a été réalisé par David Loureiro, du collectif Positif web, installé à Notre-Dame de Gravenchon. www.la-shed.fr

Il est très bien référencé, quand on tape sur Google, c’est le premier résultat qui s’affiche, ce qui est important.

 

Le site porte un contenu varié : il garde trace des activités de la SHED depuis 2010 et annonce celles à venir ; chaque conférence est présentée par un résumé, des images et, le cas échéant les articles de presse qu’elle suscite.

Il constitue la vitrine de la SHED sur internet et chacun est invité à donner son avis sur les améliorations à apporter.

Via le site, une dizaine de curieux et chercheurs de France et d’Espagne se sont manifestés pour soumettre des questions précises de cherche au sujet de la SHED ou de l’histoire du Havre, auxquelles il a été possible de répondre.

 

Outre l’historique de la SHED, les liens avec les associations correspondantes, il présente la bibliothèque et donne accès aux collections des Recueils publiés par la SHED numérisés par la Bibliothèque nationale de France.

 

Le site se double d’une page Facebook et d’un compte twitter, qui permettent de diffuser les informations relatives à la Société.

 

La numérisation des Recueils de la SHED

 

La Bibliothèque nationale de France a, depuis plusieurs années, développé un programme de numérisation de ses collections de livres, manuscrits, cartes et photographies qui sont mis à la disposition du public gratuitement sur le site Gallica.fr

 

On trouve dès à présent accessibles sur ce site et sur le site de la SHED l’accès aux Recueils publiés par la SHED qui, antérieurs à 1939, sont tombés dans le domaine public.

 

Aujourd’hui la BnF propose de collaborer avec les sociétés savantes comme la SHED pour aider à la numérisation des publications et à leur mise en ligne, qui sont postérieures à 1939.

Cette collaboration prend la forme suivante :

–        la SHED demande à ses membres en assemblée générale et aux auteurs qui ont publié de bien vouloir se manifester s’ils désirent que leurs articles ne soient pas numérisés et mis en ligne.

–        la SHED donne son autorisation pour la numérisation des Recueils qui ne sont pas dans le domaine public ;

–        les SHED prête à la BnF les Recueils qui lui manquent pour la numérisation ;

–        En échange la BnF prend en charge la numérisation des publications, ce qui est donc gratuit pour la SHED, qui n’aura jamais les moyens, d’ailleurs de le faire elle-même ;

–        La BnF met en ligne les numérisations avec possibilité pour la SHED de les mettre également sur son site.

Il en résulte que tout le monde est gagnant, l’accès au collections est facilité et la SHED qui bénéficie d’une meilleure visibilité.

 

Il est donc demandé aux membres de voter l’autorisation de la signature d’une convention de partenariat avec la BnF et l’autorisation de numériser et de mettre en ligne gratuitement les Recueils de la SHED.

 

Il est demandé, enfin, à toute personne qui a publié dans les recueils de la SHED et qui ne souhaiterait pas que son/ses articles soient numérisés de bien vouloir se manifester afin que les articles en questions ne soient pas pris en compte.

 

Cette collaboration avec la BnF, si elle est acceptée, placera la SHED en tête des sociétés savantes de Normandie, comme étant la première à répondre favorablement à un tel partenariat, à l’image de notre société correspondantes de Savoie qui sont d’ores et déjà engagées dans ce processus.

Résultat du vote pour la signature de la convention :

Contre : 0
Abstention : 0
Cette convention est acceptée à l’unanimité

 

 

Augmentation de la cotisation pour

 

La Présidente reprend la parole, elle demande l’accord de l’assemble pour qu’une augmentation des cotisations soit effective en janvier 2014

Individuel : 30.00 €
Couple : 40.00 €

 

Résultat du vote

Contre : 0
Abstention : 0
Demande acceptée à l’unanimité

 

 

Entrée payante pour les non adhérents

 

La Présidente propose qu’à compter du mois de mai l’entrée aux conférences soit payante pour les non adhérents, comme cela se pratique déjà chez bon nombre d’autres associations équivalentes à la SHED. Le prix d’entrée est fixé à trois euros.

 

Résultat du vote

Contre : 0
Abstention : 0
Demande acceptée à l’unanimité

 

 

Règlement intérieur

 

La Présidente donne lecture et commente le règlement intérieur remanié par le Conseil d’Administration ; elle précise que le dernier règlement intérieur déposé en préfecture date du 8 juillet 1914, et annexé au décret du 6 janvier 1916 signé par le Ministre de l’Intérieur.

 

Elle souligne que les statuts de la SHED (reconnue établissement d’utilité publique) ne peuvent être modifiés sans l’accord du Ministère de l’Intérieur).

 

REGLEMENT INTERIEUR DE LA SHED

LES MEMBRES

Cotisation

Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation.

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Le montant de la cotisation est fixé annuellement par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.

Admission de membres nouveaux

Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’adhésion. Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal. Cette demande doit être acceptée par le Président, le bureau, le conseil d’administration. A défaut de réponse dans les quinze jours du dépôt du bulletin d’adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.

Les statuts et le règlement intérieur à jour sont remis à chaque nouvel adhérent.

Exclusions

Un membre peut être exclu pour les motifs suivants :

 

Matériel détérioré ;

Comportement dangereux ou mettant en péril la Société ;

Propos désobligeants envers les autres membres ;

Comportement non conforme avec l’éthique de l’association ;

Non-respect des statuts et du règlement intérieur ;

Usurpation des prérogatives des membres officiels du bureau (Président, Secrétaire, Trésorier) et d’empiéter leurs fonctions, et se prévaloir indûment de leur titre ;

Manquement aux attributions des rôles définis par le Président et approuvés par le Conseil d’Administration ;

L’exclusion doit être prononcée par le bureau, le conseil d’administration, l’assemblée générale après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée, à une majorité relative des votants. Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs de la radiation. Il pourra se faire assister d’une personne de son choix adhérant à la SHED. La décision de la radiation sera notifiée par lettre recommandée avec AR.

Radiation automatique

 

L’adhérent perd automatiquement sa qualité de membre en cas de :

– Non-paiement de la cotisation annuelle ;

 

Les membres du conseil d’administration perdront cette qualité en cas de :

– Trois absences non motivées et sans excuses préalables aux réunions de bureau, du conseil d’administration).

 

Démission

 

Le membre démissionnaire devra adresser sous lettre (simple ou recommandée avec AR) sa décision au président, bureau, Conseil d’administration.

 

Vie de la Société

 

Les membres actifs assistent à toutes les réunions de la Société, prennent part aux délibérations et communiquent leurs productions qui doivent être faites par écrit, au moins en résumé, si ce n’est textuellement.

 

Tous les genres sont admis, excepté ceux dont les sujets sont uniquement à caractère religieux ou politique et qui ne présentent aucun intérêt historique ou de mémoire. Un comité de lecture pourrait dans certains cas, donner ou non son aval, avant la tenue de la conférence.

 

Les membres honoraires ont droit aux publications de la Société. Ils reçoivent des cartes d’invitation pour ses conférences et peuvent souscrire à ses réceptions et fêtes.

 

Les membres correspondants sont ceux qui, sans payer leur cotisation, sont autorisés à adresser des communications à la Société.

 

 

FONCTIONS ADMINISTRATIVES

 

Les membres du conseil d’administration sont nommés par scrutin secret ou à main levée lors de l’Assemblée Générale.

 

La majorité absolue est nécessaire au premier tour, la majorité relative au second tour.

 

En cas d’égalité des suffrages, l’élection sera acquise au candidat qui se trouve le plus ancien membre actif de la Société et, s’il y a parité de date d’admission, au plus âgé.

 

Les élections ont lieu lors de l’Assemblée Générale.

 

LE PRESIDENT fait partie de tous les Comités ou Commissions, veille à l’exécution des statuts, du règlement et des décisions de la Société, avec le consentement du bureau.

 

Si, contre toute attente, l’ordre est troublé, le Président pourrait suspendre la séance, et même la lever.

 

Il a voix prépondérante en cas de partage. Le Président ordonnance les dépenses dans les limites des crédits qui lui sont ouverts.

 

Il réunit, quand il y a lieu, le Conseil d’Administration ; il a la maîtrise de l’ordre du jour.

 

Il a connaissance de tous les documents inhérents à la vie de la Société et donne son accord sur la suite qui leur en est donnée.

 

Il est ordonnateur des dépenses.

 

Il donnera délégation de signature au Trésorier,

 

Il nomme le secrétaire des séances lors des Assemblées Générales et des Conseils d’Administration.

 

Il définit les rôles respectifs détaillés des membres du bureau (relations avec la presse, préparation des conférences, diffusion des documents, comité de lecture pour la préparation du recueil, choix des conférences à diffuser, mise à jour du site Internet). Il pourra donner délégation de signature pour les actes courants pour la gestion de la Société en fonction des attributions qui seront dévolues pour une durée égale celle de la mission et des rôles respectifs détaillés des membres du Conseil Cette délégation se fera par écrit. Pour autant, comme pour tout contrat, il convient de la rédiger en deux exemplaires, un pour chacune des parties, et de préciser l’identité et la qualité du délégant et du délégataire.

 

LE VICE-PRESIDENT assiste le Président dans ses fonctions et le remplace, au besoin et à sa demande. Il ne peut en aucun cas se substituer aux prérogatives du Président sans son accord. Il est chargé de la mise à jour du site Internet.

 

LE SECRETAIRE GENERAL est chargé des relations extérieures. Il a pour mission de transmettre à tous nos correspondants le recueil de la Société dès sa parution.

 

LE SECRETAIRE DES SEANCES présente les conférences et annonce la suivante. Il remplit les fonctions de secrétaire général en cas d’empêchement.

 

LE TRESORIER gère les recettes, solde les dépenses ordonnancées par le Président et détient les valeurs. Il a seul la procuration pour la signature des chèques et des opérations bancaires.

Les comptes sont tenus par exercice annuel du 1^er janvier au 31 décembre.

 

Le Trésorier présente à l’Assemblée Générale les comptes de l’exercice et le projet de budget de l’exercice suivant.

 

LE BIBLIOTHECAIRE prend soin des livres, en dresse le catalogue, relève la liste de ceux qui se trouvent momentanément entre les mains des membres de la société et maintient ces documents à jour. Il recense les recueils et livrets qui sont adressés à la Société par nos membres correspondants et donne des échos des textes publiés. Il édite périodiquement un bulletin d’information.

 

L’ARCHIVISTE est chargé de la conservation des manuscrits, du mobilier, de la correspondance.

Il tient les répertoires nécessaires pour avoir constamment en bon ordre ce qui lui est confié. Il prend note également des œuvres qui se trouvent dans les mains des rapporteurs désignés. Il veillera à ce qu’aucun document ne sorte de la Société sans qu’il ait été répertorié.

 

Le bureau

Il est composé

• d’un président
• d’un secrétaire
• d’un Trésorier

élus par le conseil d’administration.

Il est chargé de la direction de la société au quotidien. Il s’occupe de mettre en œuvre les décisions qui ont été prises par les assemblées générales et le conseil d’administration. Il constitue en ce sens un rouage essentiel dans le bon fonctionnement de la société.

 

Le Conseil d’Administration

 

Il est composé de membres élus par l’Assemblée Générale, dont les fonctions sont définies par le règlement intérieur. Il peut nommer un comité de lecture pour la préparation et le choix des conférences qui sont susceptible d’être publiées.

Le Conseil se réunit au minimum quatre fois par an. Il est l’organe exécutif de la Société. Les décisions prises après avoir été votées à la majorité relative, sont obligatoirement applicables et ne peuvent être remise en cause par quiconque une fois votées. Une feuille de présence est obligatoire ainsi sue la rédaction d’un procès verbal dont la diffusion n’est obligatoire qu’auprès des membres du conseil.

 

Le conseil d’administration procède à l’élection, à la majorité relative, des membres du bureau.

Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation. Les membres à jour de leur cotisation sont convoqués suivant la procédure suivante : par courrier au minimum quinze jours avant la date prévue.

Une fiche de présence est obligatoire.

Elle procède à l’élection des membres du conseil d’administration. Et donne le quitus au président et au trésorier.

Le vote s’effectue par bulletin secret déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance. Les mineurs ont droit de vote à partir de l’âge de 16 ans.

Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de l’assemblée générale.

Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés.

Assemblée générale extraordinaire

Une Assemblée Générale extraordinaire peut se réunir en cas de modification essentielle des statuts, situation financière difficile, radiation d’un membre. Tous les membres à jour de leur cotisation sont convoqués suivant la même procédure que celle de l’Assemblée Générale.

Le vote s’effectue par bulletin secret déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance. Les mineurs ont droit de vote à partir de l’âge de 16 ans.

Une fiche de présence est obligatoire.

Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de l’Assemblée Générale.

Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés.

 

COMMISSIONS ET PUBLICATIONS

 

Tous les mémoires, rapports et communications, présentés par les membres de la Société, seront, après lecture en séance, renvoyés ipso facto à l’examen de la commission des membres nommés, à la même époque que le bureau ; le Président de la Société en est membre de droit.

Cette commission, après examen des manuscrits et après avoir entendu le trésorier dans ses observations au sujet des ressources budgétaires à raison de l’importance du développement des travaux soumis, décide quels sont ceux qui seront publiés au Recueil. Elle peut demander aux auteurs toute modification, réduction ou suppression qu’elle juge utile. Elle peut aussi demander une participation pour les frais d’impression, surtout lorsque leur œuvre comporte des illustrations ou des difficultés de composition.

 

SEANCES ET TRAVAUX

 

Les séances ordinaires de la Société ont lieu une fois par mois, excepté en juillet et août, le deuxième jeudi, à 18 h 30, à moins de décision contraire.

 

Des séances extraordinaires pourront avoir lieu sur décisions spéciales ou sur convocation du Conseil d’Administration ;

 

Les séances publiques, les concours et distributions de récompenses, les cours publics et conférences, ainsi que les publications, seront établis et organisés conformément aux décisions que prendra la Société.

 

DISPOSITIONS GENERALES

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par les membres du Conseil d’Administration puis ratifié par l’Assemblée Générale ordinaire.

Publicité

Le règlement intérieur sera affiché dans les locaux de la Société et mis à disposition des membres qui en font la demande.

 

Il est procédé au vote :
Contre : 0
Abstention : 0

Le nouveau règlement intérieur est adopté à l’unanimité.

 

 

Questions diverses

 

Candidature d’Yves BELLANGER au Conseil d’Administration.

 

Le Présidente demande aux membres présents de valider la candidature d’Yves BELLANGER, en tant qu’administrateur.

 

Cette candidature est acceptée à l’unanimité.

 

Dons et legs

La Présidente rappèle une nouvelle fois aux membres présents que la SHED étant comme les précise les statuts est un établissement d’utilité publique, les dons et les legs est habilitée à délivrer des « reçus pour dons aux œuvres ». La réduction d’impôt, applicable aux dons éligibles, est égale à 66% du versement, dans la limite de 20% du revenu imposable.

 

L’Ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19 h 30.

 

 

La Présidente,

 

M. DECHAMPS